Lediga jobb som Chefssekreterare i Östersund

Länsstyrelsens cirka 300 medarbetare arbetar som regeringens representant på regional nivå. Vårt uppdrag är att utveckla länet samt verka för att de nationella politiska målen får genomslag i länet. Vi arbetar för att vara en myndighet fri från diskriminering och vill tillvarata de kvalitéer som mångfald tillför verksamheten.

Enheten för lednings- och verksamhetsstöd är en av Länsstyrelsens sju enheter. Här arbetar vi med att ge stöd åt länsledningen samt övriga chefer och medarbetare i en bredd av frågor. Vi arbetar bland annat med verksamhetsutveckling och planering, ekonomi, upphandling, personalfrågor, kommunikation, säkerhetsfrågor, ärendehantering och intern service. Hos oss arbetar experter inom dessa områden som gärna delar med sig av sin kunskap.



Vi arbetar med respekt, professionalitet och öppenhet för länets invånare – tillsammans för en hållbar framtid!



Vi söker en Chefssekreterare!
Beskrivning

Trivs du i en roll där struktur, planering och ansvar är centrala delar? Då kan det här vara en tjänst för dig.

I denna roll arbetar du med att stötta länsledningen i det dagliga arbetet. Vi värdesätter personlig mognad och förmågan att skapa goda relationer.

Vi söker dig som är serviceinriktad och har ett strukturerat arbetssätt och som trivs i en miljö där du har många frågor på gång samtidigt.

Du har en viktig roll i förtroendet för Länsstyrelsen i kontakten med externa parter.

Arbetsuppgifter

Som chefssekreterare spelar du en central roll i att stödja ledningen och ser till att det administrativa arbetet flyter på smidigt. Det innefattar även inkommande och utgående kommunikation i tal och skrift. Dina ansvarsområden inkluderar bland annat att:

- koordinera och planera möten samt hantering av kalenderbokningar
- koordinera arbetet inför aktiviteter i Residenset
- ansvara för resebokningar
- förbereda dokument och presentationer
- ha en central roll i kommunikation med interna och externa parter

Kvalifikationer

Som chefssekreterare krävs det att du är trygg, strukturerad och leveranssäker. Du har en förmåga att prioritera och planera ditt arbete på ett sätt som gynnar hela myndigheten. Det är viktigt att du är pålitlig, har hög integritet, gott omdöme och ett professionellt förhållningssätt.

Du har flerårig erfarenhet av att arbeta som chefssekreterare, gärna inom offentlig sektor.

Du har god erfarenhet av att utveckla och effektivisera processer och rutiner.

Du har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.

Du är trygg i digitala verktyg och har mycket goda kunskaper i Office-paketet.

Du har eftergymnasial utbildning inom administration, kommunikation eller motsvarande erfarenhet.

 Vi erbjuder dig:

En viktig och meningsfull roll i en verksamhet som arbetar för samhällsnytta. Hos oss blir du en del av en organisation med kompetenta och engagerade kollegor där vi värnar om både arbetsmiljö och utvecklingsmöjligheter. Vi har flexibla arbetssätt, goda anställningsvillkor och en kultur som präglas av tillit och samarbete.

Urval kommer att ske i slutet av augusti.

Vi erbjuder dig ett meningsfullt arbete med varierade arbetsuppgifter. Du kommer att göra skillnad för vårt län och samhälle. Länsstyrelsen är en bred myndighet vilket innebär att du ständigt får möjlighet att utvecklas och lära dig nya saker. Detta gäller inom flera politikområden.



Som arbetsgivare har vi stort fokus på bra anställningsvillkor, ett aktivt arbetsmiljöarbete och hälsofrämjande friskvårdsaktiviteter. Vi är måna om samverkan med våra fackliga parter och kan erbjuda distansarbete.



Vid en tillsvidareanställning på Länsstyrelsen kommer du krigsplaceras vid myndigheten. Beroende på tjänst kan det ingå tjänstgöring i krisstab och säkerhetsklassning. Vi inleder vanligtvis med provanställning vid tillsvidaretjänster.



Information om hur vi behandlar dina personuppgifter hittar du på www.lansstyrelsen.se/dataskydd

De flesta av de foton vi använder i annonserna är tagna av Göran Strand. Visa mindre

Sektor Kompetens Arbete Försörjning är en av tre sektorer inom Social- och arbetsmarknadsförvaltningen i Östersunds kommun. Inom sektorn finns de tre enheterna Lärcentrum, enhet Försörjning och Arbetsmarknadsenheten.

Vi söker nu ett vikarierande chefsstöd som ska avlasta de fem enhetscheferna samt sektorchef i administrativa ansvarsområden.

Ditt nya jobb
Som chefsstöd kommer du att ha en varierad och ansvarsfull roll där du avlastar cheferna i deras administrativa uppgifter. Dina arbetsuppgifter kommer att variera utifrån chefers behov men kan exempelvis inkludera:

- Personaladministration (schemaläggning, tid- och frånvarorapportering, intyg förbereda anställningsavtal, mm).

- Generell administration (diarieföring, sekreteraruppgifter, handlägga rutiner, interna och externa beställningar, mötes- och lokalbokningar, beställa fika och annan service).

- Rekryteringsstöd (lägg ut annonser, hantera ansökningar, boka intervjuer).

- Hemsideuppdateringar, direktupphandlingar. lägga in uppgifter i olika system, inventeringar av IT- utrustning mm.

Arbetsuppgifterna utförs i olika IT- system som tex Heroma, e-sumit, Canea samt i Office 365.

Din kompetens 
Du som söker har minst gymnasial utbildning och uppfyller dessa kriterier:

- Erfarenhet av administrativt arbete.

- God vana att arbeta i digitala system.

- Förmåga att vara noggrann men också kunna arbeta effektivt.

- Förmåga att samarbeta, ta egna initiativ och vara självgående.

- En lösningsorienterad och prestigelös inställning, där du strävar efter att ge god service.

Vi erbjuder
Ett omväxlande och roligt arbete där stor vikt läggs vid personlig lämplighet. Som stöd i arbetet har du förutom de chefer som du stödjer, de två andra chefsstöden som finns inom förvaltningen.  Vikariatet omfattar heltid, med start snarast och 6 månaders anställning, med möjlighet till förlängning.

Varmt välkommen med din ansökan!

Så går rekryteringen till
Vi vill att du bifogar CV och personligt brev i din ansökan. Betyg/intyg behöver inte skickas med. Om du blir kallad till intervju behöver du uppvisa examensbevis och polisregisterutdrag.


Östersunds kommun har före annonsering övervägt val av annonseringskanaler och undanber sig därför samtal från rekryteringsfirmor och
annonsförsäljare.


Vad erbjuder vi?
Östersunds kommun erbjuder dig förmåner så som betald semester från första anställningsåret, semesterväxling, friskvårdsbidrag eller friskvårdstimme. Via vår förmånsportal får du ta del av oberoende pensionsrådgivning och en mängd rabatter och erbjudanden. Du kan dessutom få snabbt och professionellt stöd från olika specialister, som till exempel psykologer, jurister och ekonomer, genom Falck Healthcare Personalstöd. Du kan läsa mer om våra förmåner på vår hemsida: https://www.ostersund.se/naringsliv-och-arbete/jobba-hos-oss/sa-har-jobbar-vi/lon-och-formaner.html 


Om Social- och arbetsmarknadsförvaltningen
Att jobba med hjärtat är att vara med och skapa förutsättningar för att alla i Östersund ska kunna leva ett enklare, rikare och tryggare liv. Hos oss kan det innebära att du jobbar med invånare i alla åldrar inom såväl öppenvård, arbetsmarknad och socialtjänst. Det är viktigt. På riktigt. Visa mindre

Östersund är den lilla storstaden med hög livskvalitet. Den fjällnära staden är det perfekta alternativet för dig som vill kombinera ett aktivt friluftsliv med ett utvecklande arbetsliv. Östersund har drygt 60 000 invånare och kommunen är med sina cirka 6 000 medarbetare länets största arbetsgivare. Utveckling av kommunen pågår i ett högt tempo med många stora och små stadsutvecklingsprojekt där nya stadsdelar, bostäder, service, kommunikationer, anläggningar och offentliga ytor planeras. En hållbar tillväxt är utgångspunkten i allt vårt arbete. Välkommen hit!

Är du duktig på att lösa problem, hålla ordning och skapa struktur? Rollen hos oss som administratör är en mångfacetterad tjänst där du sköter det administrativa arbetet och du kommer vara en viktig person som förväntas ha koll på det mesta.

Avfall VA är en trivsam arbetsplats med 95 engagerade medarbetare som går en spännande framtid till mötes. Sektorn arbetar med både avfall och VA och ansvarar för drift, underhåll och utveckling av vattenverk, avloppsreningsverk, vatten- och avloppsledningsnät, avfallsanläggning, återvinningscentraler med mera. De närmsta åren kommer ett stort investeringsprogram att genomföras inom både VA och Avfallshanteringen.

Är du duktig på att lösa problem, hålla ordning och skapa struktur?

Arbetsbeskrivning
Rollen hos oss som administratör är en mångfacetterad tjänst där du sköter det administrativa arbetet och du kommer vara en viktig person som förväntas ha koll på det mesta. Din huvudfokus kommer att vara att stötta sektorchefen med bland annat administration, prioritera möten, strukturera upp dagen samt arbeta proaktivt och förbereda inför möten. Du kommer även arbeta nära ledningsgrupp samt övriga chefer och verksamhetsstöd i organisationen.

Detta är en bred och spännande roll i en händelserik organisation och en unik möjlighet för dig som tidigare arbetat i en liknande roll.

Vem är du?

Vi söker dig som har relevant gymnasie- eller högskoleutbildning och erfarenhet av tidigare uppdrag som administratör. Du har flerårig arbetserfarenhet, både från kommunal verksamhet (med post-, diariehantering och nämndsarbete) och från arbete inom privat näringsliv. Du har arbetat med kvalitetsarbete i form av "ständiga förbättringar", effektivisering och kartläggning av processer/flöden. Du är van att leda ditt eget arbete samt att utveckla och effektivisera detta.

Du har mycket god kunskap i svenskt tal och skrift, god kommunikationsförmåga och vana av att hantera Microsoft Office eller Office 365.

Som person är du serviceinriktad, strukturerad, proaktiv och van att ta egna initiativ. Du klarar av att hantera många arbetsuppgifter samtidigt och är gärna den som koordinerar och håller koll på vad som händer i omgivningen, är flexibel och prestigelös. För att lyckas i rollen krävs det att du har en mycket god organisationsförmåga, kan agera i realtid, har lätt för att lära och har en god prioriteringsförmåga.

Befattningen är säkerhetsklassad, detta innebär krav på svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning och registerkontroll kommer att genomföras innan anställning.

Tillsvidare på heltid med tillträde enligt överenskommelse.

Ansökan och Kontaktperson
Du söker tjänsten via experis.se, där du laddar upp CV och personligt brev (i pdf-format). Om du har frågor om tjänsten/processen är du välkommen att kontakta rekryteringskonsult AnnaKarin Bergqvist på mail [email protected] eller på 070 - 377 20 63.

Sök gärna så snart som möjligt då vi kan komma att intervjua före ansökningstidens slut.

Sista ansökningsdag: 11 februari

Vi välkomnar din ansökan! Visa mindre