Lediga jobb som Chefssekreterare och VD-assistenter m.fl. i Östersund

Länsstyrelsens cirka 300 medarbetare arbetar som regeringens representant på regional nivå. Vårt uppdrag är att utveckla länet samt verka för att de nationella politiska målen får genomslag i länet. Vi arbetar för att vara en myndighet fri från diskriminering och vill tillvarata de kvalitéer som mångfald tillför verksamheten.

Enheten för lednings- och verksamhetsstöd är en av Länsstyrelsens sju enheter. Här arbetar vi med att ge stöd åt länsledningen samt övriga chefer och medarbetare i en bredd av frågor. Vi arbetar bland annat med verksamhetsutveckling och planering, ekonomi, upphandling, personalfrågor, kommunikation, säkerhetsfrågor, ärendehantering och intern service. Hos oss arbetar experter inom dessa områden som gärna delar med sig av sin kunskap.



Vi arbetar med respekt, professionalitet och öppenhet för länets invånare – tillsammans för en hållbar framtid!



Vi söker en Chefssekreterare!
Beskrivning

Trivs du i en roll där struktur, planering och ansvar är centrala delar? Då kan det här vara en tjänst för dig.

I denna roll arbetar du med att stötta länsledningen i det dagliga arbetet. Vi värdesätter personlig mognad och förmågan att skapa goda relationer.

Vi söker dig som är serviceinriktad och har ett strukturerat arbetssätt och som trivs i en miljö där du har många frågor på gång samtidigt.

Du har en viktig roll i förtroendet för Länsstyrelsen i kontakten med externa parter.

Arbetsuppgifter

Som chefssekreterare spelar du en central roll i att stödja ledningen och ser till att det administrativa arbetet flyter på smidigt. Det innefattar även inkommande och utgående kommunikation i tal och skrift. Dina ansvarsområden inkluderar bland annat att:

- koordinera och planera möten samt hantering av kalenderbokningar
- koordinera arbetet inför aktiviteter i Residenset
- ansvara för resebokningar
- förbereda dokument och presentationer
- ha en central roll i kommunikation med interna och externa parter

Kvalifikationer

Som chefssekreterare krävs det att du är trygg, strukturerad och leveranssäker. Du har en förmåga att prioritera och planera ditt arbete på ett sätt som gynnar hela myndigheten. Det är viktigt att du är pålitlig, har hög integritet, gott omdöme och ett professionellt förhållningssätt.

Du har flerårig erfarenhet av att arbeta som chefssekreterare, gärna inom offentlig sektor.

Du har god erfarenhet av att utveckla och effektivisera processer och rutiner.

Du har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.

Du är trygg i digitala verktyg och har mycket goda kunskaper i Office-paketet.

Du har eftergymnasial utbildning inom administration, kommunikation eller motsvarande erfarenhet.

 Vi erbjuder dig:

En viktig och meningsfull roll i en verksamhet som arbetar för samhällsnytta. Hos oss blir du en del av en organisation med kompetenta och engagerade kollegor där vi värnar om både arbetsmiljö och utvecklingsmöjligheter. Vi har flexibla arbetssätt, goda anställningsvillkor och en kultur som präglas av tillit och samarbete.

Urval kommer att ske i slutet av augusti.

Vi erbjuder dig ett meningsfullt arbete med varierade arbetsuppgifter. Du kommer att göra skillnad för vårt län och samhälle. Länsstyrelsen är en bred myndighet vilket innebär att du ständigt får möjlighet att utvecklas och lära dig nya saker. Detta gäller inom flera politikområden.



Som arbetsgivare har vi stort fokus på bra anställningsvillkor, ett aktivt arbetsmiljöarbete och hälsofrämjande friskvårdsaktiviteter. Vi är måna om samverkan med våra fackliga parter och kan erbjuda distansarbete.



Vid en tillsvidareanställning på Länsstyrelsen kommer du krigsplaceras vid myndigheten. Beroende på tjänst kan det ingå tjänstgöring i krisstab och säkerhetsklassning. Vi inleder vanligtvis med provanställning vid tillsvidaretjänster.



Information om hur vi behandlar dina personuppgifter hittar du på www.lansstyrelsen.se/dataskydd

De flesta av de foton vi använder i annonserna är tagna av Göran Strand. Visa mindre

Trivs du med att arbeta i en organisation där din roll är mångsidig och stöttande till andra? Gillar du administrativa arbetsuppgifter och att vara spindeln i nätet men söker nya utmaningar? Har du erfarenhet av att arbeta som chefsassistent och vana att leda förbättringsprocesser? Då har vi inom Område Psykiatri Region Jämtland/Härjedalen ett jobb åt dig.

ARBETSUPPGIFTER
Du kommer att vara områdesledningens administrativa stöd, där arbetsuppgifterna kräver både bred och djup kompetens. Du bistår med att planera, leda, genomföra och följa upp olika aktiviteter. Det innebär bland annat mötesförberedelser och att skapa presentationsmaterial, skriva minnesanteckningar och protokoll, hantera och strukturera dokumentation, boka lokaler, förtäring och resor, kalenderadministration och möteskoordinering, support av interna och externa projekt/konferenser och posthantering. Arbetet kan även omfatta insamlande av fakta eller utförande av särskilda uppdrag. Du kommer också till en viss del arbeta med ledning av processer kopplat till verksamhetens strategiska frågor och mål.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har adekvat utbildning inom området gärna med en dokumenterad ledarskapsutbildning samt processutveckling. Erfarenhet av att arbeta i en liknande roll som chefsassistent/ processledare är meriterande. Du behöver ha goda kunskaper i systematiskt kvalitetsarbete. Du behöver ha goda kunskaper i Office-paketet inklusive kalenderhantering i Outlook eller motsvarande program. Meriterande är att du har lätt att lära dig nya system. Du uttrycker dig mycket väl i tal och skrift.

I denna rekrytering kommer vi lägga stor vikt vid personliga egenskaper. För att lyckas i uppdraget tror vi att du är en strukturerad, systematisk person med god förmåga att hantera många olika frågor parallellt. God samarbetsförmåga är viktigt då du behöver kunna samverka med andra i olika funktioner


ÖVRIGT
Om du är intresserad av att bli en del av vår verksamhet är du hjärtligt välkommen med din ansökan! Vänta dock inte för länge med att skicka din ansökan då urval och intervjuer sker löpande under ansökningstiden.

Vi har gjort vårt medieval för rekrytering och undanber oss därför vänligt men bestämt kontakt med annonssäljare eller andra säljare av rekryteringstjänster.

Ditt nya hem? Läs mer om att bo och leva i Östersunds kommun. www.ostersund.se

Välkommen till Jämtland Härjedalen! www.jamtland.se

Här hittar du mer information om Region Jämtland Härjedalen. www.regionjh.se

Välkommen med din ansökan! Visa mindre

Östersund är den lilla storstaden med hög livskvalitet. Den fjällnära staden är det perfekta alternativet för dig som vill kombinera ett aktivt friluftsliv med ett utvecklande arbetsliv. Östersund har drygt 60 000 invånare och kommunen är med sina cirka 6 000 medarbetare länets största arbetsgivare. Utveckling av kommunen pågår i ett högt tempo med många stora och små stadsutvecklingsprojekt där nya stadsdelar, bostäder, service, kommunikationer, anläggningar och offentliga ytor planeras. En hållbar tillväxt är utgångspunkten i allt vårt arbete. Välkommen hit!

Är du duktig på att lösa problem, hålla ordning och skapa struktur? Rollen hos oss som administratör är en mångfacetterad tjänst där du sköter det administrativa arbetet och du kommer vara en viktig person som förväntas ha koll på det mesta.

Avfall VA är en trivsam arbetsplats med 95 engagerade medarbetare som går en spännande framtid till mötes. Sektorn arbetar med både avfall och VA och ansvarar för drift, underhåll och utveckling av vattenverk, avloppsreningsverk, vatten- och avloppsledningsnät, avfallsanläggning, återvinningscentraler med mera. De närmsta åren kommer ett stort investeringsprogram att genomföras inom både VA och Avfallshanteringen.

Är du duktig på att lösa problem, hålla ordning och skapa struktur?

Arbetsbeskrivning
Rollen hos oss som administratör är en mångfacetterad tjänst där du sköter det administrativa arbetet och du kommer vara en viktig person som förväntas ha koll på det mesta. Din huvudfokus kommer att vara att stötta sektorchefen med bland annat administration, prioritera möten, strukturera upp dagen samt arbeta proaktivt och förbereda inför möten. Du kommer även arbeta nära ledningsgrupp samt övriga chefer och verksamhetsstöd i organisationen.

Detta är en bred och spännande roll i en händelserik organisation och en unik möjlighet för dig som tidigare arbetat i en liknande roll.

Vem är du?

Vi söker dig som har relevant gymnasie- eller högskoleutbildning och erfarenhet av tidigare uppdrag som administratör. Du har flerårig arbetserfarenhet, både från kommunal verksamhet (med post-, diariehantering och nämndsarbete) och från arbete inom privat näringsliv. Du har arbetat med kvalitetsarbete i form av "ständiga förbättringar", effektivisering och kartläggning av processer/flöden. Du är van att leda ditt eget arbete samt att utveckla och effektivisera detta.

Du har mycket god kunskap i svenskt tal och skrift, god kommunikationsförmåga och vana av att hantera Microsoft Office eller Office 365.

Som person är du serviceinriktad, strukturerad, proaktiv och van att ta egna initiativ. Du klarar av att hantera många arbetsuppgifter samtidigt och är gärna den som koordinerar och håller koll på vad som händer i omgivningen, är flexibel och prestigelös. För att lyckas i rollen krävs det att du har en mycket god organisationsförmåga, kan agera i realtid, har lätt för att lära och har en god prioriteringsförmåga.

Befattningen är säkerhetsklassad, detta innebär krav på svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning och registerkontroll kommer att genomföras innan anställning.

Tillsvidare på heltid med tillträde enligt överenskommelse.

Ansökan och Kontaktperson
Du söker tjänsten via experis.se, där du laddar upp CV och personligt brev (i pdf-format). Om du har frågor om tjänsten/processen är du välkommen att kontakta rekryteringskonsult AnnaKarin Bergqvist på mail [email protected] eller på 070 - 377 20 63.

Sök gärna så snart som möjligt då vi kan komma att intervjua före ansökningstidens slut.

Sista ansökningsdag: 11 februari

Vi välkomnar din ansökan! Visa mindre

Nu har vi på The Pace/Wise Professioenls ett jättespännande uppdrag för dig som gillar högt tempo, är riktigt vass på att strukturera och organisera och dessutom har en rejäl portion skinn på näsan. Vi letar efter en trygg och erfaren management-/personal assistant till en driven entreprenör i Öresundsregionen. Rollen utgår från Malmö, där du förväntas vara 1 dag i veckan, i övrigt kan du arbeta remote likt en virtual assistant. Detta är ett uppdrag för dig som levererar bäst resultat utifrån filosofin frihet under ansvar. Tjänsten är på heltid och du har stor möjlighet att planera din tid, dock är det viktigt med hög tillgänglighet och flexibilitet gällande arbetstiderna. Detta är ett initialt ett konsultuppdrag via The Pace/Wise Professionals, för rätt person kan det finnas möjlighet till anställning på sikt.

Ditt uppdrag

I rollen om Management-/Personal assistant får du möjligheten att arbeta i en bred roll i en starkt präglad entreprenöriell kontext. Du navigerar smidigt mellan kontaktytor på olika nivåer och är helt trygg i det social koderna. Du är ett proffs på Outlook och Office -paketet och ansvarar för en komplex kalenderhantering, där du planerar och parerar möten och uppdrag. Samtidigt spelar du en viktig roll i att agera Gatekeeper för att optimera en effektiv tidförbrukning.

Du ansvarar för en smidig upplevelse vid resor och hanterar resebokningar, reseräkningar samt all logistik och administration kring resandet. Du är av naturen serviceminded, älskar att ha en god planering och flexibilitet och lösningsfokus är dina mellannamn. I den rollen är det starkt meriterande med en ”Can do attitude”.

Du gillar och är duktig på att styra upp sociala tillställningar och aktiviteter. I detta uppdrag kommer du att koordinera diverse representationsmiddagar och bjudningar. Du ansvarar för allt från att skicka ut inbjudningar, till val av lokal och bokning av kock samt att gästernas logistik till och från tillställningen går smidigt. Du är även behjälplig i att arrangera interna event så som sommar-och julfester för medarbetare.

Exempel på arbetsuppgifter:

·        Kalenderhantering

·        Mötesplanering

·        Resekoordinering

·        Administration av reseräkningar

·        Ta fram material och underlag inför diverse möten

·        Ansvarar för enklare ekonomiska uppgifter samt är i kontakt med ekonomichef

Din bakgrund

För att axla rollen ser vi att du är en erfaren assistent, du är van vid ett högt tempo och att trivs med att hantera flera uppgifter parallellt, högt som lågt. Det har ett extremt flexibelt förhållningssätt och lösningsfokuserad. Vidare är du proaktiv och tänker alltid på nästa steg. Du arbetar strukturerat och organiserat samt håller en hög service-nivå och har en väldigt god kommunikativ förmåga. Vidare har du hög integritet och van vid att hantera många olika situationer, alltid på ett professionellt sätt.

Du har mycket god erfarenhet av Office-paketet samt är van vid att kommunicera obehindrat på både svenska och engelska.

När du blir en av oss

Som konsult hos The Pace/Wise Professionals erbjuds du alltid en marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och anslutning till vårt kollektivavtal – inget är viktigare för oss än att du känner dig trygg i din anställning. På samma sätt som vi ställer höga krav på dig som konsult förväntar vi oss också att du ställer höga krav på oss som arbetsgivare. Oavsett vart du befinner dig i din karriär så ska konsultrollen hos The Pace/Wise Professionals ge dig kunskap och erfarenhet som du kan bära med dig på vägen till nästa spännande utmaning. Vi är också måna om att du som konsult känner dig som en del av gänget. Vi har därför konsultevents och en nära dialog med dig under hela ditt uppdrag. Vill du läsa mer om hur det är att jobba som konsult via oss, läs mer här.

Wise Professionals är specialister på hållbar rekrytering och attraktion som arbetar på uppdrag av Sveriges starkaste varumärken tillsammans med arbetsgivare som månar om sina medarbetares arbetsglädje. Idag finns vi i Stockholm, Göteborg och Malmö/Öresund. The Pace är ett affärsområde inom Wise Professionals som är specialister på rekrytering och konsultuthyrning inom Business Administration. Vi tillsätter bland annat roller som administrativ chef, kundtjänstchef, receptionschef, VD-assistent, exekutiv assistent, Office Manager, koordinator, administratör och sälj-, jurist- och kontorsassistent.

Nyfiken på att veta mer?

Du får gärna kontakta oss om du har frågor om rollen eller undrar hur processen ser ut framöver. Ansvarig för rollen är Konsultchef Stephanie Grammenidis ([email protected])

Vi arbetar med kompetensbaserad rekrytering som metod. Det gör vi i vår strävan efter en mer potentialbaserad matchning. Vi ser därför gärna sökanden med olika bakgrunder och erfarenheter, eftersom vi vet att en bredare mångfald i bakgrund, erfarenhet och synsätt berikar var och en av oss och gör oss bättre och smartare som organisation med ledstjärnorna nyfiken – modig – proffsig. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan!

Vi ser fram emot att höra från dig! Visa mindre